天工AI会议记录整理全流程指南：从录音到结构化纪要的四步操作
会前准备：设备与工具配置
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应用安装与账号注册
在手机应用商店搜索“天工AI助手”或“天工写作”，支持安卓/iOS双平台，安装后完成手机号注册，需接收验证码并设置密码，注册后登录主界面，可见“AI对话”“新建文档”“文档库”三大核心功能模块。 -
录音设备选择
- 实时会议：使用手机内置麦克风或外接专业录音设备，确保环境噪音低于40分贝。
- 线上会议：在腾讯会议、飞书等平台开启“同时录制音频文件”功能，保存为MP3或WAV格式。
- 历史录音：支持上传最长3小时的音频文件,建议提前分割为15分钟内片段以提高转写准确率。
会中操作：实时转写与标记
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启动实时转写
在“新建文档”界面点击“语音转写”按钮，选择会议语言（支持中/英/日三语种），转写过程中可手动标记重点段落：- 长按文本选择“高亮标注”，系统自动生成带时间戳的标签。
- 通过“发言人识别”功能区分不同参会者,需在会议开始前录入参会者名单以提高识别率。
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多轮对话修正
转写过程中若出现专业术语错误（如“区块链”误识为“区块链”），可立即通过AI对话窗口输入修正指令：“将第12分钟‘区块链’改为‘区块链技术’”,系统支持实时修改并同步更新文档。
会后整理：结构化纪要生成
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智能摘要提取
转写完成后，在文档编辑界面点击“智能摘要”按钮，系统自动生成三级结构：- ：会议主题（如“2025年Q3产品规划会”）
- ：议题分类（如“市场分析”“技术方案”）
- ：行动项列表（含责任人、截止日期、交付标准）
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格式优化技巧
- 表格生成：选中讨论数据（如“用户增长目标：Q3新增50万”），右键选择“转为表格”，系统自动生成带排序功能的Excel式表格。
- 脑图导出：点击“生成脑图”按钮，将纪要结构转化为可视化思维导图，支持导出为PNG/PDF格式。
- 多语言翻译：在“文档设置”中选择目标语言（如英文）,系统自动生成双语对照版本。
进阶功能：协作与知识管理
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团队协作编辑
通过“共享文档”功能生成链接，设置查看/编辑权限，团队成员可实时标注疑问（如“此处数据来源需确认”）,系统自动汇总待办事项并分配责任人。 -
历史纪要检索
在“文档库”中启用“智能标签”功能，系统根据会议内容自动生成关键词（如“预算调整”“技术评审”）,通过标签筛选可快速定位历史会议中的相关决策。 -
安全与隐私设置
- 数据加密：在“设置-安全”中开启端到端加密，确保录音与文档仅本地存储。
- 权限控制：对敏感会议设置“阅后即焚”模式，文档在指定时间后自动删除。
- 审计日志：系统记录所有编辑操作,支持导出操作日志供合规审查。
实操案例：项目推进会纪要生成
场景：某互联网公司2025年Q3产品规划会，时长90分钟，参会者12人。
操作步骤：
- 会前：在“新建文档”中预设模板，包含“市场分析”“技术方案”“资源需求”三个章节。
- 会中：使用手机录音并实时转写，标记“用户增长数据”“竞品分析”等重点段落。
- 会后：
- 生成智能摘要，系统自动提取3项决策（如“Q3新增AI客服功能”）、5项行动（如“技术部9月15日前完成POC验证”）。
- 导出为双语PDF，通过飞书群发至全体参会者。
- 跟进：在“任务看板”中追踪行动项完成情况,系统每周自动提醒逾期任务。
常见问题解决方案
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专业术语识别错误
在“术语库”中提前导入行业词典（如“NFT”“元宇宙”）,转写时系统优先匹配自定义词汇。 -
多人同时发言识别混乱
建议使用领夹麦克风或阵列麦克风，保持发言者距离麦克风1米内，若已发生混音，可通过“音频分割”功能手动调整时间轴。 -
网络不稳定导致转写中断
启用“离线转写”模式，提前下载语言包，中断后恢复连接时,系统自动合并离线与在线转写内容。
通过上述流程，天工AI可将会议记录整理效率提升70%，错误率降低至3%以下，实际测试显示,90分钟会议的完整纪要生成时间可从传统方式的4小时缩短至35分钟。
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